Zapytanie ofertowe na dostarczenie, instalacji wraz z uruchomieniem oraz niezbędną obsługę urządzeń i elementów scenicznych z zakresu techniki estradowej.

Warszawa, 2024-01-22

Zapytanie ofertowe na dostarczenie, instalacji wraz z uruchomieniem oraz niezbędną obsługę urządzeń i elementów scenicznych z zakresu techniki estradowej.

Zamawiający:

Centrum Kultury i Aktywności w Dzielnicy Targówek m.st. Warszawy ul. Siarczana 6, 03-786 Warszawa

Opis przedmiotu zamówienia:

Dostarczenie, instalacja wraz z uruchomieniem oraz niezbędna obsługa urządzeń i elementów scenicznych z zakresu techniki estradowej.

Realizacja do 20 wydarzeń w Centrum Kultury i Aktywności przy ul. Siarczanej 6, zgodnie z poleceniami organizatora i wymaganiami technicznymi w okresie od 01 lutego 2024 roku do 20 grudnia 2024 roku.

Usługa w swoim zakresie będzie obejmowała:

Dostarczenie zgodnie z wymaganiami technicznymi Zamawiającego lub riderami Wykonawców – sprzętu oświetleniowego i nagłośnienia.
1. Dostarczenie przykładowo urządzeń:
  - 6 sztuk Robe Pointe, 6 sztuk Robe LedWash800 i 4 sztuki RetroPat, dimmer, follow spot, 4 podesty sceniczne, i okablowanie;
  - System Allen&Heat Dlive, 4 DPA 4099, system bezprzewodowy shure ULXD, system IEM, statywy i przewody.
2. Podane powyżej urządzenia pełnią rolę standardowego zapotrzebowania na oświetlenie i nagłośnienie. Jednak każde wydarzenie może różnić się rodzajem urządzeń, ilością i marką.
Poprowadzenie bezpiecznej sieci połączeń prądowych i sygnałowych zgodnie z przepisami BHP, PPOŻ i poleceniami koordynatora wydarzenia.
Przeprowadzenie próby oświetleniowej i akustycznej z wykonawcami przed wydarzeniami.
Współpracę z zespołami i artystami. Podłączenie instrumentów, mikrofonów i innych źródeł do systemu frontowego, monitorowego i rejestracji wielościeżkowej.
Realizację koncertu i innych wydarzeń zachowując szczególną uwagę, staranność i kulturę osobistą.
Demontaż sprzętu i okablowania.

Oferta musi uwzględniać

Warunki pogodowe w plenerze (zabezpieczenie sprzętu lub w razie konieczności jego demontaż).
Odległości połączeń urządzeń na scenie.
Posiadanie lub szybki dostęp do zapasowych urządzeń niezbędnych do zrealizowania zadania.
Zastosowanie zamienników urządzeń na potrzeby organizatora.
Wykfalifikowanego pracownika posiadających niezbędną wiedzę i doświadczenie w zakresie przedmiotu zamówienia, w tym w szczególności znających doskonale sprzęt i zasady działania urządzeń.
Dostępność realizatora dźwięku i światła na każde wydarzenie.
Dostarczenie dodatkowych urządzeń przed wydarzeniem w zakresie techniki estradowej i nagłośnienia.
Gotowość do realizacji usługi w przypadku przełożenia przez organizatora terminu i godzin realizacji zadania.
Dyspozycyjność (gotowość do montażu, demontażu, prób i koncertów) w każdy weekend od czerwca do września w godzinach 6:00 – 00:00.
Oświadczenie oferenta o posiadaniu ubezpieczenia OC od prowadzonej działalności obejmującego co najmniej okres obowiązywania umowy.

Warunki płatności:

wynagrodzenie za wykonanie przedmiotu zamówienia płatne będzie przelewem na wskazany przez Wykonawcę rachunek bankowy w ciągu 14 dni od dnia prawidłowo wystawionej i dostarczonej faktury, przesłanej na adres: faktury@ckia.waw.pl 9 (Link do adresu mailowego, na który należy przesyłać faktury)

lub dostarczenie do siedziby CKiA osobiście.

faktura powinna być wystawiona w terminie 7 dni od dnia zakończenia miesiąca, za grudzień faktura powinna być wystawiona najpóźniej do dnia 23.12.2024.

Kryteria wyboru wykonawcy:

Cena i inne kryteria, umożliwiające uzyskanie najkorzystniejszej ekonomicznie i jakościowo oferty, w szczególności:

jakość,
doświadczenie wykonawcy (udokumentowane np.: referencjami),

Sposób przygotowania oferty:

Oferta winna być podpisana przez osobę upoważnioną.

Cena ofertowa ma charakter ryczałtowy i powinna być tak skalkulowana, aby obejmowała wykonanie całości przedmiotu zamówienia opisanego w zapytaniu ofertowym, była ceną ostateczną, uwzględniającą ewentualne rabaty i upusty oraz wszelkie koszty związane z właściwym przygotowaniem i wykonaniem przedmiotu zamówienia. Oferta musi zawierać kwoty brutto.

Ocena oferty:

W przypadku, gdy Wykonawca nie złoży dokumentów wymaganych w zapytaniu ofertowym, lub złożone dokumenty będą zawierały błędy albo budziły wątpliwości Zamawiającego, Zamawiający wezwie do ich złożenia, uzupełnienia lub poprawienia albo udzielenia wyjaśnień w terminie przez siebie wskazanym chyba, że mimo ich złożenia/uzupełnienia/poprawienia lub udzielenia wyjaśnień oferta Wykonawcy podlegałaby odrzuceniu albo konieczne byłoby unieważnienie postępowania.

Miejsce, termin składania ofert i termin związania ofertą:

Oferta powinna być dostarczona osobiście lub przesłana za pośrednictwem poczty elektronicznej na adres: tarasiuk-wscieklicka@ckia.waw.pl (link do adresu mailowego, na który należy przesyłać oferty) do dnia 29.01.2024 do godz.12:00.
Oferta powinna zawierać informację imię i nazwisko/ pseudonim artystyczny/ nazwa firmy/ NIP, Regon – w przypadku działalności gospodarczej lub PESEL jeżeli ofertę składa osoba fizyczna.
W toku badania i oceny ofert Zamawiający może żądać od oferentów wyjaśnień dot. treści złożonych ofert.
Wykonawca gwarantuje najwyższa jakość techniczna i artystyczna w wykonaniu zlecenia i zaświadcza o posiadaniu kompetencji i niezbędnego sprzętu do realizacji zamówienia.
Zamawiający zastrzega sobie prawo zmniejszenia ilości zamawianej usługi w zależności od zapotrzebowania Zamawiającego lub od wysokości oferowanej ceny.
Zamawiający skontaktuje się tylko z wybraną firmą.
Zamawiający ma prawo do odwołania zapytania ofert w każdym czasie bez podania przyczyny, a także do niezrealizowania zamówienia.
Oferta musi zawierać proponowaną stawkę brutto oraz stawkę VAT lub informację
o zwolnieniu z podatku VAT za każdą pozycję wyszczególnioną w ofercie.
Termin związania ofertą 14 dni.

Informacje dotyczące wyboru najkorzystniejszej oferty:

O wyborze najkorzystniejszej oferty Zamawiający zawiadomi wyłonionego oferenta e-mailowo
lub telefonicznie oraz umieści informację na swojej stronie.

Dodatkowe informacje:

Dodatkowych informacji udziela Pani Marta Tarasiuk-Wścieklicka pod numerem 574 888 875
i adresem e-mail: marta.tarasiuk-wscieklicka@ckia.waw.pl (link do adresu mailowego, na który należy przesyłać oferty).

Klauzula informacyjna:

Zgodnie z art. 13 ROZPORZĄDZENIA PARLAMENTU EUROPEJSKIEGO I RADY (UE) 2016/679
z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych), dalej zwanym (RODO) oraz ustawą z dnia 25 maja 2018 r. o ochronie danych osobowych (Dz. U. 2018 poz. 1000 ze zm.) dalej zwanym (UoODO), Zamawiający informuje, że:

Administratorem danych osobowych, zebranych w wyniku prowadzonego postępowania jest Centrum Kultury i Aktywności w Dzielnicy Targówek m.st. Warszawy mające swoją siedzibę w Warszawie (03-786) przy ul. Siarczanej 6 („Administrator”) reprezentowane przez Dyrektora.
W sprawach związanych z danymi osobowymi można skontaktować się z powołanym Inspektorem ochrony danych: mailowo pisząc na adres iod@ckia.waw.pl , bądź
1. listownie pisząc na adres korespondencyjny wskazany powyżej.
Dane osobowe przetwarzane są na podstawie art. 6 ust.1 lit b) RODO – przetwarzanie jest niezbędne do wykonania umowy, której stroną jest osoba, której dane dotyczą, lub do podjęcia działań na żądanie osoby, której dane dotyczą, przed zawarciem umowy, w celu związanym z rozpatrzeniem Pani/Pana oferty, w związku z ewentualnym zawarciem i wykonywaniem umowy na wykonanie zadania stanowiącego przedmiot zapytania ofertowego oraz ewentualnej kontroli uprawnionych organów.
Odbiorcami Pani/Pana danych osobowych będą te podmioty, którym mamy obowiązek przekazywania ich na gruncie obowiązujących przepisów prawa, w tym Urząd Skarbowy, organy kontrolne, a także podmioty świadczące na naszą rzecz usługi na podstawie podpisanych umów.
Dane osobowe będą przechowywane przez okres niezbędny do realizacji obowiązku prawnego ciążącego na administratorze, realizacji przedmiotu objętego zapytaniem ofertowym oraz realizacją i wykonaniem ewentualnej umowy. Obowiązek podania danych jest wymogiem związanym z przystąpieniem do realizacji postępowania o udzielenie zamówienia.
W odniesieniu do zebranych danych, Zamawiający oświadcza że decyzje nie są podejmowane w sposób zautomatyzowany.
W związku z przetwarzaniem Pani/Pana danych osobowych w celu realizacji zapytania ofertowego przysługuje Pani/Panu: prawo dostępu do danych, prawo do usunięcia danych, prawo do ograniczenia przetwarzania danych, prawo do sprostowania danych, prawo sprzeciwu – korzystanie z uprawnień przysługujących osobie, której dane dotyczą, realizowane jest w oparciu o zasady i przepisy rozporządzenia, ustawy o ochronie danych osobowych, KPA oraz przepisów sektorowych.
W przypadku powzięcia informacji o niezgodnym z prawem przetwarzaniu danych osobowych przez Administratora przysługuje Pani/Panu prawo wniesienia skargi do Prezesa urzędu ochrony danych. Adres: Biuro Prezesa Urzędu ochrony danych,
1. Stawki 2, 00-193 Warszawa, telefon: 22 860 70 86.
Pani/Pana dane nie będą przetwarzane w sposób zautomatyzowany i nie będą profilowane.