Regulamin organizacyjny Centrum Kultury i Aktywności w Dzielnicy Targówek m.st. Warszawy

POSTANOWIENIA OGÓLNE

§ 1

1. Centrum Kultury i Aktywności w Dzielnicy Targówek m.st. Warszawy działa na podstawie:
   • Ustawy z dnia 8 marca 1990 r. o samorządzie gminnym (t.j. Dz.U. z 2018 r., poz. 994 i poz.1000),
   • Ustawy z dnia 25 października 1991 r. o organizowaniu i prowadzeniu działalności kulturalnej (t.j. Dz.U. z 2017 r., poz. 862, z 2018 r. poz. 152),
   • Uchwały nr LIX/1546/2017 Rady m.st. Warszawy z dnia 15 grudnia 2017 r. w sprawie utworzenia oraz nadania statutu samorządowej instytucji kultury pod nazwą Centrum Kultury i Aktywności w Dzielnicy Targówek m.st. Warszawy (DZ.Urz. Woj. Maz. z 2017 r. poz. 12423),
   • Ustawy z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości (t.j. Dz.U. z 2018 r. poz. 398 i 650),
   • Ustawy z dnia 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych (t.j. Dz.U. z 2017 r. poz. 2077, z 2018 r. poz. 1000).
2. Centrum Kultury i Aktywności w Dzielnicy Targówek m.st. Warszawy zwane dalej CKiA jest samorządową instytucją kultury posiadającą osobowość prawną i samodzielnie gospodarującą przydzieloną oraz nabytą częścią mienia.
3. Regulamin organizacyjny CKiA, zwany dalej „Regulaminem” określa cele i zakres działalności oraz strukturę wewnętrzną i zasady funkcjonowania poszczególnych komórek organizacyjnych. Integralną częścią Regulaminu jest schemat organizacyjny CKiA stanowiący Załącznik nr 1 do niniejszego Regulaminu.
4. CKiA jest pracodawcą w rozumieniu przepisów prawa pracy.

ORGANIZACJA I ZASADY FUNKCJONOWANIA

§2

1. Funkcjonowanie CKiA opiera się na zasadzie służbowego podporządkowania, podziału obowiązków oraz indywidualnej odpowiedzialności za wykonanie powierzonych zadań.
2. W skład organów zarządzających i doradczych CKiA wchodzą: Dyrektor, Zastępcy Dyrektora, Główny Księgowy oraz Kierownicy Działów.
3. Dyrektor CKiA powołuje i odwołuje Zastępców Dyrektora po uzyskaniu pozytywnej opinii Organizatora.
4. Podstawowymi komórkami organizacyjnymi CKiA są działy, którymi kierują Kierownicy oraz samodzielne stanowiska podlegające służbowo bezpośrednio Dyrektorowi CKiA lub Zastępcy Dyrektora.

STRUKTURA ORGANIZACYJNA

§3

1. CKiA jest reprezentowany i zarządzany przez Dyrektora, którego powołuje i odwołuje Prezydent m.st. Warszawy.
2. Do obowiązków Dyrektora należy w szczególności:
   • Kierowanie bieżącą działalnością CKiA przy pomocy Zastępców,
   • Dokonywanie w imieniu CKiA czynności z zakresu prawa pracy,
   • Prowadzenie efektywnej gospodarki powierzonym mieniem i środkami finansowymi,
   • Wydawanie przepisów wewnętrznych CKiA,
   • Przedstawianie Organizatorowi i właściwym instytucjom planów i sprawozdań określonych przepisami prawa.
3. Pod nieobecność Dyrektora zastępują go Zastępcy lub inne osoby na podstawie pisemnego upoważnienia.

§4

1. W CKiA funkcjonują następujące komórki organizacyjne:
   • Dział Finansowo – Księgowy
   • Dział Techniczny
   • Dział Administracyjny
   • Dział Organizacji Imprez i Promocji
2. Dyrektorowi podlegają bezpośrednio zastępcy, Główny Księgowy i Kierownicy poszczególnych działów. Dyrektor może przekazać swoim Zastępcom zwierzchność nad Kierownikami poszczególnych działów.
3. Dyrektor ustanawia działy CKiA, stanowiska pracy oraz ustala ich nazwy i liczbę etatów w zależności od potrzeb CKiA. Dyrektor, jeśli to uzna za zasadne, może zarządzeniem wewnętrznym tworzyć lub likwidować stanowiska pracy w poszczególnych działach.
4. Dyrektor może powołać samodzielnych specjalistów, dla których określa zakres obowiązków. Samodzielni specjaliści podlegają bezpośrednio Dyrektorowi.

KOMPETENCJE I PODZIAŁ ZADAŃ DZIAŁÓW

§5

Dział Finansowo – Księgowy

Do zadań Działu Finansowo –Księgowego należy wykonywanie czynności finansowo – księgowych CKiA, zgodnie z ustawą o rachunkowości i obowiązującymi w tym zakresie przepisami, w szczególności:

1. prowadzenie rachunkowości CKiA i przestrzeganie dyscypliny finansowej zgodnie z obowiązującymi przepisami,
2. opracowywanie planów i sprawozdań finansowych,
3. kontrola przestrzegania dyscypliny budżetowej oraz prawidłowości i celowości wykorzystania środków finansowych,
4. ustalenie prawidłowego obiegu dokumentów finansowo-księgowych i rozliczeń pieniężnych oraz ich zgodności z planem finansowym,
5. rozliczanie i analiza budżetu
6. prowadzenie sprawozdawczości finansowej i statystycznej,
7. prowadzenie ewidencji druków ścisłego zarachowania
8. naliczanie wynagrodzeń i sporządzanie listy płac pracowników,
9. obsługa komputerowa programów finansowych,
10. sporządzanie, przyjmowanie, obieg, archiwizowanie i kontrola pod względem formalnoprawnym i rachunkowym dokumentów księgowych,
11. prowadzenie, przechowywanie i zabezpieczanie ksiąg i dokumentów księgowych,
12. opracowywanie projektów zarządzeń i regulaminów dotyczących gospodarki finansowo-księgowej,
13. terminowa realizacja zobowiązań i egzekucja należności, w tym rozliczanie z Urzędem Skarbowym i ZUS,
14. rozliczanie zaliczek pobieranych przez pracowników,
15. kompletowanie pełnej dokumentacji stanowiącej podstawę do ustalenia wynagrodzeń, zasiłków i innych świadczeń na rzecz pracowników i członków ich rodzin z tytułu wykonywania pracy w CKiA,
16. gospodarowanie środkami trwałymi i majątkiem nietrwałym w tym nadzór i ewidencja księgowa tych środków,
17. rozliczanie oraz kontrola finansowa: projektów i zadań realizowanych przez CKiA, dotacji otrzymanych z budżetu m.st. Warszawy oraz innych projektów kulturalnych dofinansowywanych przez podmioty zewnętrzne,
18. obsługa kasy CKiA,
19. realizacja innych zadań finansowych wynikających z potrzeb CKiA.

§6

Dział Techniczny

Do zadań Działu Technicznego w zakresie zarządzania sprzętem należy:

1. zapewnienie odpowiedniego sprzętu w szczególności nagłaśniającego, oświetleniowego i innego niezbędnego wyposażenia technicznego w trakcie imprez organizowanych i współorganizowanych przez CKiA,
2. nadzór nad wykonywaniem wszelkich prac związanych z nagłośnieniem, oświetleniem i obsługą sprzętu podczas imprez organizowanych i współorganizowanych przez CKiA,
3. obsługa sprzętu oraz nadzór nad właściwym jego użytkowaniem, realizacja i nadzór nad wynajmem sprzętu,
4. sporządzanie zapotrzebowań i realizacja zakupów w szczególności sprzętu, narzędzi oraz innych środków niezbędnych do obsługi wydarzeń kulturalnych i imprez,
5. utrzymywanie w stałej gotowości technicznej urządzeń niezbędnych przy realizacji imprez kulturalnych.

Do zadań Działu Technicznego zakresie zarządzania obiektami CKiA i terenem przyległym należy:

1. sprawowanie zarządu nad obiektami i terenem CKiA zgodnie z obowiązującymi przepisami prawa oraz nadzór nad ochroną obiektów oraz utrzymaniem czystości i porządku w pomieszczeniach i wokół budynków, prowadzenie dokumentacji wymaganej przy bieżącym administrowaniu budynkami i lokalami,
2. ewidencja i aktualizacja posiadanej dokumentacji technicznej obiektów zarządzanych przez CKiA,
3. kontrola stanu technicznego oraz sposobu użytkowania, zabezpieczenie i eksploatacja techniczna obiektów zarządzanych przez CKiA,
4. utrzymywanie sprawnego funkcjonowania urządzeń technicznych, sieci wodno-kanalizacyjnej, CO, telefonicznej, elektrycznej itp.,
5. prowadzenie spraw związanych z dostawą mediów do obiektów CKiA,
6. planowanie i nadzór nad realizacją remontów, prac konserwacyjnych i porządkowych,
7. wykonywanie napraw i prac techniczno-konserwatorskich w obiektach CKiA,
8. dokonywanie okresowych kontroli ocen oraz analiz stanu bezpieczeństwa przeciwpożarowego w obiektach nadzorowanych przez CKiA,
9. nadzór oraz wykonywanie prac związanych z utrzymaniem odpowiedniego stanu terenów przyległych do budynków zarządzanych przez CKiA.

Do zadań Działu Technicznego w zakresie obsługi informatycznej należy:

1. montaż i instalacja urządzeń komputerowych oraz zapewnienie działania urządzeń peryferyjnych,
2. konserwacja i naprawa sprzętu komputerowego,
3. instalacja i konfiguracja oprogramowania użytkowego i systemowego,
4. administrowanie systemów komputerowych,
5. projektowanie i administrowanie bazami danych,
6. zarządzanie kontami poczty elektronicznej,
7. prowadzenie rejestru zbioru danych przetwarzanych przez administratora danych,
8. nadzorowanie legalności użytkowanego oprogramowania komputerowego, zapewnienie optymalnego poziomu bezpieczeństwa i ochrony danych, systemów i infrastruktury IT,
9. przygotowywanie projektów zarządzeń wewnętrznych w zakresie technicznym.

§7

Dział Administracyjny

Do zadań Działu Administracyjnego należy:

1) prowadzenie sekretariatu oraz innych prac administracyjno-biurowych

2) wykonywanie czynności kancelaryjnych i korespondencyjnych CKiA

3) przygotowywanie planów, sprawozdań, zestawień i protokołów,

4) przygotowywanie i realizacja postępowań o udzielanie zamówień publicznych,

5) kontrola nad właściwym przebiegiem postępowania oraz dokumentacją dotyczącą wydatkowania środków w trybie ustawy Prawo zamówień publicznych,

6) przygotowywanie projektów umów i weryfikacja umów sporządzanych przez inne komórki organizacyjne,

7) opracowywanie i prowadzenie dokumentacji związanej ze skargami i wnioskami,

8) przygotowywanie i aktualizowanie na polecenie Dyrektora projektów wewnętrznych aktów prawnych (zarządzenia, regulaminy itp.) oraz przekazywanie ich do poszczególnych komórek organizacyjnych,

9) przechowywanie akt CKiA i prowadzenie ewidencji akt,

10) prowadzenie akt osobowych oraz wdrażanie procedur związanych z ochroną akt osobowych,

11) prowadzenie statystyk i sprawozdawczości dotyczących spraw pracowników i administracyjnych,

12) zabezpieczanie właściwych warunków pracy zgodnie z obowiązującymi przepisami z zakresu bezpieczeństwa i higieny pracy oraz ochrony przeciwpożarowej

13) opracowanie planów zakupów oraz zakup materiałów biurowych, środków czystości, druków, artykułów spożywczych, odzieży roboczej itp. za wyjątkiem sprzętu technicznego wykorzystywanego do organizacji imprez,

14) nadzorowanie przestrzegania prawa pracy, etyki zawodowej, ustalonego porządku i czasu pracy,

15) nadzorowanie pracy zleconej firmom zewnętrznym,

16) wykonywanie innych zadań zleconych przez bezpośredniego przełożonego.

§8

Działu Organizacji Imprez i Promocji

Do zadań Działu Organizacji Imprez i Promocji należy:

1. planowanie, organizacja i realizacja zadań merytorycznych zgodnie z postanowieniami statutu CKiA,
2. podejmowanie działań z zakresu kultury, sztuki, działalności informacyjnej i promocyjnej wynikającej z potrzeb środowiska lokalnego,
3. rozpoznawanie i rozbudzanie potrzeb i zainteresowań kulturalnych mieszkańców, prowadzenia działań z zakresu animacji społecznej i aktywizowania społeczności lokalnej,
4. udzielanie pomocy merytorycznej i organizacyjnej dla różnych form działalności inicjowanych przez mieszkańców,
5. organizowanie i współorganizowanie zajęć, wydarzeń kulturalnych i artystycznych, imprez rekreacyjno-rozrywkowych, na terenie zarządzanym przez CKiA oraz w środowisku lokalnym i poza nim,
6. opracowywanie kalendarza imprez CKiA,
7. sporządzanie zapotrzebowań i realizacja zakupów niezbędnych do organizacji imprez oraz promocji,
8. współdziałanie z instytucjami i organizacjami pozarządowymi w zakresie planowania i realizacji zadań kulturalnych i rekreacyjnych,
9. współpraca ze szkołami i placówkami opiekuńczo-wychowawczymi dzielnicy Targówek w zakresie rozwoju kultury.
10. udział w tworzeniu projektów na rzecz działań statutowych CKiA,
11. sporządzanie planów pracy i prowadzenie dokumentacji w tym zakresie,
12. przygotowywanie założeń i realizacja polityki informacyjnej, publikacyjnej i wydawniczej CKiA,
13. kontakt z mediami lokalnymi i ogólnopolskimi.
14. promocja przedsięwzięć realizowanych przez CKiA,
15. prowadzenie działań marketingowych w zakresie pozyskiwania sponsorów i partnerów,
16. współpraca z właściwymi ds. komunikacji społecznej komórkami i jednostkami m.st. Warszawy,
17. przygotowywanie materiałów informacyjnych oraz redagowanie stron, kanałów i kont CKiA w Internecie, w szczególności w mediach społecznościowych,
18. nadzór nad treścią i poprawnością językową materiałów informacyjnych,
19. projektowanie i wykonywanie materiałów graficznych oraz reklamowych na potrzeby działań realizowanych przez CKiA,
20. sporządzanie ankiet, analiz, ocen, i informacji o potrzebach i warunkach uczestnictwa w kulturze mieszkańców,
21. przygotowywanie projektów zarządzeń w zakresie organizacji imprez i promocji.

POSTANOWIENIA KOŃCOWE

§9

Regulamin niniejszy, łącznie ze Statutem CKiA, stanowi całość przepisów regulujących organizację wewnętrzną i szczegółowy zakres działania, o ile późniejsze przepisy w tym względzie nie będą stanowić inaczej.

§10

Wszyscy pracownicy, którzy z tytułu czynności zawodowych mają powierzone mienie CKiA, winni złożyć odpowiednie oświadczenia o odpowiedzialności materialnej.

§11

Niniejszy Regulamin może być zmieniony przez dyrektora CKiA zgodnie z obowiązującymi przepisami.

§12

Regulamin wchodzi w życie z dniem podpisania.