Warszawa, 2026-05-17

Zapytanie ofertowe

Zamawiający:

Centrum Kultury i Aktywności w Dzielnicy Targówek m.st. Warszawy

Siarczana 6, 03-786 Warszawa

Zamówienie prowadzone jest w trybie postępowania otwartego.

Postępowanie prowadzone jest na podstawie przepisów ustawy z dnia 23 kwietnia  1964 r.

– Kodeks cywilny (t.j.: Dz.U. z 2025 r. poz. 1071 ze zm.) w związku z nieobjęciem udzielenia zamówienia przepisami ustawy z dnia 11 września 2019 r. – Prawo zamówień publicznych (t.j.: Dz.U. z 2024 r. poz. 1320 ze zm.), gdyż wartość zamówienia jest niższa od kwoty 170 000 złotych netto (art. 2 ust. 1 pkt 1) ww. ustawy).

Opis przedmiotu zamówienia:

1. Dostarczenie, instalacja urządzeń i elementów scenicznych z zakresu techniki estradowej.
2. Realizacja obsługi w 2026 roku podczas wydarzeń w terminach:
   1. 21 czerwiec 2026, niedziela g. 20.00
   2. 28 czerwiec 2026, niedziela g. 18.00
   3. 5 lipca 2026, niedziela g. 20.00
   4. 12 lipca 2026, niedziela g. 20.00
   5. 19 lipca 2026, niedziela g. 20.00
   6. 26 lipca2026, niedziela g. 20.00
   7. 2 sierpnia 2026, niedziela g. 19.00
   8. 9 sierpnia 2026, niedziela g. 20.00
   9. 16 sierpnia 2026, niedziela g. 20.00
   10. 23 sierpnia 2026, niedziela g. 20.00
   11. 30 sierpnia 2026, niedziela g. 20.00
   12. 5 września 2026, sobota 12:00-18:00
   13. 6 września 2026, niedziela g. 12.00-18:00,

zgodnie z poleceniami organizatora i wymaganiami technicznymi.

3. Wykonawca gwarantuje najwyższą jakość techniczną i artystyczną w wykonaniu zamówienia i zaświadcza o posiadaniu kompetencji i niezbędnego sprzętu do realizacji zamówienia.

Usługa w swoim zakresie będzie obejmowała:

1. Zapewnienie zgodnie z wymaganiami technicznymi sprzętu oświetleniowego i nagłośnienia z obsługą.
2. Transport, instalację i obsługę przykładowych urządzeń*:

– 6 sztuk Robe Pointe

– 6 sztuk Robe LedWash800

– 4 sztuk Martin Quantum

– 4 sztuk RetroPatt ze statywami Gravity

– 1 sztukę 4 kanałowy dimmer min. 1kW na kanał

– Pełne okablowanie zasilaniem i sygnałem

– System miksowania Allen&Heath Dlive C3500 z rackiem min. 48/24 in/out

– 8 sztuk DPA 4099

– 4 sztuki systemu bezprzewodowego shure QLXD

– 4 sztuki systemu IEM

– 6 sztuk behringer p1

– 6 sztuk LA sb18/ks21

– 6 sztuki LA ARCS Focus

– 2 sztuki LA 5XT/8XT

– 4 sztuki aktywny monitor odsłuchowy

– 2 sztuki ramy z wciągarkami (konieczny aktualny przegląd jako załącznik do umowy)

– Minimum 12 kanałów wzmacniaczy serii L-acoustics LAX.

*Podane powyżej urządzenia pełnią rolę standardowego zapotrzebowania na oświetlenie i nagłośnienie. Jednak każde wydarzenie może różnić się rodzajem urządzeń, ilością i marką w zależności od wymagań technicznych.

3. Poprowadzenie bezpiecznej sieci połączeń prądowych i sygnałowych zgodnie z zaleceniami BHP, PPOŻ i poleceniami koordynatora wydarzenia.
4. Przeprowadzenie próby oświetleniowej i akustycznej z wykonawcami przed wydarzeniem.
5. Współpracę z zespołami i artystami. Podłączenie instrumentów, mikrofonów i innych źródeł do systemu frontowego, monitorowego i rejestracji wielościeżkowej.
6. Realizację koncertu i innych wydarzeń zachowując szczególną uwagę, staranność i kulturę osobistą.
7. Montaż, demontaż sprzętu, okablowania, poprowadzenie komunikacji FOH/SCENA/MON uwzględniając rozłożenie najazdów zabezpieczających przewody na odległość 20 metrów.
8. Oddanie sprzętu będącego wyposażeniem CKiA i złożenie w magazynie w takim samym stanie, w jakim został z niego odebrany przed instalacją.

Oferta musi uwzględniać

1. Warunki pogodowe w plenerze – zabezpieczenie sprzętu przed niekorzystnymi warunkami atmosferycznymi.
2. Odległości połączeń urządzeń na scenie.
3. Posiadanie lub szybki dostęp do zapasowych urządzeń niezbędnych do zrealizowania zadania.
4. Zastosowanie zamienników urządzeń na potrzeby organizatora.
5. Minimum dwóch wykfalifikowanych pracowników technicznych znających doskonale sprzęt i zasady działania urządzeń.
6. Dostępność realizatora światła i dźwięku na każde wydarzenie.
7. Dostarczenie dodatkowych urządzeń na wydarzenia w zakresie techniki estradowej i nagłośnienia.
8. Przełożenie przez organizatora terminu i godzin realizacji zadania.
9. Dyspozycyjność (gotowość do montażu, demontażu, prób i koncertów) w terminach podanych w opisie przedmiotu zamówienia niniejszego Zapytania ofertowego w godz.: od 5:00 do 24:00.

 Warunki płatności:

1. wynagrodzenie za wykonanie przedmiotu zamówienia płatne będzie przelewem na wskazany przez Wykonawcę na fakturze rachunek bankowy w ciągu 14 dni od daty otrzymania przez Zamawiającego prawidłowo wystawionej faktury, dostarczonej na adres siedziby Zamawiającego lub przesłanej w formie elektronicznej na adres: faktury@ckia.waw.pl (chyba, że Wykonawca zobowiązany jest do udostępniania faktur poprzez system KSeF),
2. wynagrodzenie z tytułu wykonywania przedmiotu zamówienia płatne będzie na podstawie faktury wystawionej przez Wykonawcę w ciągu 14 dni po zakończeniu każdego miesiąca.

Kryteria wyboru oferty:

1. cena,
2. jakość,
3. funkcjonalność,
4. parametry techniczne,
5. doświadczenie Wykonawcy.

Sposób przygotowania oferty:

Oferta winna być podpisana przez osobę/ y umocowaną/ e do składania oświadczeń woli w imieniu Wykonawcy. Oferta składana za pośrednictwem poczty elektronicznej winna mieć formę elektroniczną (z użyciem elektronicznego podpisu kwalifikowanego lub podpisu zaufanego) w postaci dołączonego do wiadomości dokumentu podpisanego przez Wykonawcę.

Cena ofertowa ma charakter ryczałtowy i powinna być tak skalkulowana, aby obejmowała wykonanie całości przedmiotu zamówienia opisanego w zapytaniu ofertowym, była ceną ostateczną, uwzględniającą ewentualne rabaty i upusty oraz wszelkie koszty związane z właściwym przygotowaniem i wykonaniem przedmiotu zamówienia. Oferta musi zawierać kwoty netto i brutto lub informację o zwolnieniu z podatku VAT.

Oferta powinna zawierać: dane identyfikacyjne firmy Wykonawcy (NIP, Regon, dane wpisu do właściwego rejestru jeżeli takowemu podlega), adres lub siedzibę Wykonawcy, nr telefonu i adres e-mail do kontaktu.

Oferta winna być złożona na Formularzu ofertowym. Formularz ofertowy powinien zostać wypełniony i podpisany przez osobę upoważnioną do reprezentowania Wykonawcy. Wzór Formularza ofertowego stanowi Załącznik nr 1 do Zapytania ofertowego.

Dołączone do oferty kopie dokumentów winne być poświadczone za zgodność z oryginałem przez osobę/ y umocowaną/ e do podpisania oferty.

Braki, uzupełnienia i poprawki oferty:

W przypadku, gdy Wykonawca nie złoży dokumentów wymaganych w zapytaniu ofertowym, lub złożone dokumenty będą zawierały błędy albo budziły wątpliwości Zamawiającego, Zamawiający wezwie do ich złożenia, uzupełnienia lub poprawienia albo udzielenia wyjaśnień w terminie przez siebie wskazanym, chyba, że mimo ich złożenia/uzupełnienia/poprawienia lub udzielenia wyjaśnień oferta Wykonawcy podlegałaby odrzuceniu albo konieczne byłoby unieważnienie postępowania. Zamawiający ma prawo wezwać Wykonawcę, którego oferta wydaje się rażąco niską cenę w stosunku do przedmiotu zamówienia do udzielenia wyjaśnień w tym zakresie.

Miejsce, termin składania ofert i termin związania ofertą, a także inne warunki postępowania:

1. Oferta powinna być dostarczona na adres Zamawiającego w formie papierowej lub przesłana za pośrednictwem poczty elektronicznej na adres: kontakt@ckia.waw.pl do dnia 01.06.2026 r. do godz.12:00.
2. Zamawiający nie dopuszcza składania ofert częściowych.
3. Termin związania ofertą – 14 dni od dnia następującego po dniu upływu terminu składania ofert .
4. Zamawiający zastrzega sobie prawo do zmiany terminów wykonania usługi.
5. Zamawiający ma prawo do niezrealizowania zamówienia lub zrealizowania tylko jego części.
6. Zamawiający zastrzega sobie prawo unieważnienia postępowania na każdym jego etapie, w szczególności jeżeli jego dalsze prowadzenie nie leży w interesie Zamawiającego.
7. Zamawiający zastrzega sobie prawo zmiany warunków lub odwołania postępowania, bez podania przyczyny.
8. Zamawiający nie dopuszcza podwykonawstwa.
9. Zamawiający poprawi omyłki w Formularzu oferty, jeżeli nie będą miały istotnego wpływu na treść oferty.
10. Zamawiający zastrzega sobie prawo przeprowadzenia negocjacji cenowych z wybranymi Wykonawcami lub wezwania Wykonawców do ponownego złożenia ofert korzystniejszych dla Zamawiającego.
11. Zamawiający pozostawi bez rozpoznania ofertę złożoną przez Wykonawcę, który nie daje rękojmi należytego wykonania zamówienia.
12. Zamawiający skontaktuje się tylko z wybranym Wykonawcą.
13. Z wybranym Wykonawcą zostanie zawarta umowa, której projekt przedstawi Zamawiający.

Informacje dotyczące wyboru najkorzystniejszej oferty:

O wyborze najkorzystniejszej oferty Zamawiający zawiadomi wyłonionego oferenta e-mailowo lub telefonicznie.

Klauzula informacyjna do zapytania ofertowego

W związku z prowadzonym postępowaniem ofertowym informujemy, że administratorem danych osobowych jest Centrum Kultury i Aktywności w Dzielnicy Targówek m.st. Warszawy, ul. Siarczana 6, 03-786 Warszawa, reprezentowane przez Dyrektora (dalej: „Administrator”). W sprawach związanych z przetwarzaniem danych osobowych można skontaktować się z Inspektorem ochrony danych osobowych za pośrednictwem poczty elektronicznej: iod@ckia.waw.pl lub listownie na adres Administratora.

Dane osobowe Oferenta oraz osób działających w jego imieniu będą przetwarzane w celu przeprowadzenia postępowania ofertowego. Podanie danych jest niezbędne do wzięcia udziału w postępowaniu.

Podstawą prawną przetwarzania danych osobowych jest art. 6 ust. 1 lit. b RODO, przetwarzanie jest niezbędne do podjęcia działań przed zawarciem umowy i art. 6 ust. 1 lit. c RODO – w zakresie obowiązków prawnych ciążących na Administratorze, w szczególności związanych z dokumentowaniem postępowania oraz archiwizacją dokumentacji.

Odbiorcami danych osobowych mogą być podmioty, którym Administrator ma obowiązek je udostępniać na podstawie przepisów prawa (np. Urząd Skarbowy, organy kontrolne), a także podmioty świadczące usługi na rzecz Administratora na podstawie zawartych umów.

Dane osobowe będą przetwarzane przez okres niezbędny do przeprowadzenia postępowania ofertowego, a następnie przez okres wynikający z przepisów o archiwizacji oraz jednolitego rzeczowego wykazu akt.

Osobie, której dane dotyczą przysługują prawa: dostępu do danych, ich sprostowania oraz ograniczenia przetwarzania – w zakresie przewidzianym przepisami prawa. Korzystanie z tych praw odbywa się na zasadach określonych w RODO oraz przepisach krajowych.

W przypadku uznania, że dane osobowe są przetwarzane niezgodnie z prawem, osoba, której dane dotyczą ma prawo wniesienia skargi do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych (ul. Moniuszki 1A, 00-014 Warszawa).