Zamówienia publiczne na Dostarczenie, instalacja urządzeń i elementów scenicznych z zakresu techniki estradowej w Centrum Kultury i Aktywności przy ul. Siarczanej 6 w okresie od 28 czerwca 2025 r. do 1 września 2025 r. (2025-04-04)

Warszawa, 2025-04-04

Zapytanie ofertowe

Zamawiający:

Centrum Kultury i Aktywności w Dzielnicy Targówek m.st. Warszawy ul. Siarczana 6

03-786 Warszawa

Zamówienie prowadzone jest w trybie postępowania otwartego.

Postępowanie prowadzone jest na podstawie przepisów ustawy z dnia 23 kwietnia  1964 r.

– Kodeks cywilny (t.j.: Dz.U. z 2024 r. poz. 1061 ze zm.) w związku z nieobjęciem udzielenia zamówienia przepisami ustawy z dnia 11 września 2019 r. – Prawo zamówień publicznych (t.j.: Dz.U. z 2024 r. poz. 1320 ze zm.), gdyż wartość zamówienia jest niższa od kwoty 130 000 złotych netto (art. 2 ust. 1 pkt 1) ww. ustawy).

Opis przedmiotu zamówienia:

  1. Dostarczenie, instalacja urządzeń i elementów scenicznych z zakresu techniki estradowej.
  2. Realizacja obsługi w 2025 roku podczas wydarzeń w terminach:
    1. 29 czerwca niedziela g. 20:00
    2. 6 lipca niedziela g. 18:00
    3. 13 lipca niedziela g. 20:00
    4. 20 lipca niedziela g. 20:00
    5. 27 lipca niedziela g. 20:00
    6. 3 sierpnia niedziela g. 20:00
    7. 10 sierpnia niedziela g. 20:00
    8. 24 sierpnia niedziela g. 20:00
    9. 31 sierpnia niedziela g. 20:00

zgodnie z poleceniami organizatora i wymaganiami technicznymi.

  1. Wykonawca gwarantuje najwyższą jakość techniczną i artystyczną w wykonaniu zamówienia i zaświadcza o posiadaniu kompetencji i niezbędnego sprzętu do realizacji zamówienia.

Usługa w swoim zakresie będzie obejmowała:

  1. Zapewnienie zgodnie z wymaganiami technicznymi sprzętu oświetleniowego i nagłośnienia z obsługą.
  2. Transport, instalację i obsługę przykładowych urządzeń*:
  • 6 sztuk Robe Pointe
  • 6 sztuk Robe LedWash800
  • 4 sztuk Martin Quantum
  • 4 sztuk RetroPatt ze statywami Gravity
  • 1 sztukę 4 kanałowy dimmer min. 1kW na kanał
  • Pełne okablowanie zasilaniem i sygnałem
  • System miksowania Allen&Heath Dlive C3500 z rackiem min. 48/24 in/out
  • 8 sztuk DPA 4099
  • 4 sztuki systemu bezprzewodowego shure QLXD
  • 4 sztuki systemu IEM
  • 6 sztuk behringer p1
  • 6 sztuk LA sb18/ks21
  • 6 sztuki LA ARCS Focus
  • 2 sztuki LA 5XT/8XT
  • 4 sztuki aktywny monitor odsłuchowy
  • 2 sztuki ramy z wciągarkami (konieczny aktualny przegląd jako załącznik do umowy)
  • Minimum 12 kanałów wzmacniaczy serii L-acoustics LAX.

*Podane powyżej  urządzenia pełnią rolę standardowego zapotrzebowania na oświetlenie i nagłośnienie. Jednak każde wydarzenie może różnić się rodzajem urządzeń, ilością i marką w zależności od wymagań technicznych.

  1. Poprowadzenie bezpiecznej sieci połączeń prądowych i sygnałowych zgodnie z zaleceniami BHP, PPOŻ i poleceniami koordynatora wydarzenia.
  2. Przeprowadzenie próby oświetleniowej i akustycznej z wykonawcami przed wydarzeniem.
  3. Współpracę z zespołami i artystami. Podłączenie instrumentów, mikrofonów i innych źródeł do systemu frontowego, monitorowego i rejestracji wielościeżkowej.
  4. Realizację koncertu i innych wydarzeń zachowując szczególną uwagę, staranność i kulturę osobistą.
  5. Montaż, demontaż sprzętu, okablowania, poprowadzenie komunikacji FOH/SCENA/MON uwzględniając rozłożenie najazdów zabezpieczających przewody na odległość 20 metrów.
  6. Oddanie sprzętu będącego wyposażeniem CKiA i złożenie w magazynie w takim samym stanie, w jakim został z niego odebrany przed instalacją.

Oferta musi uwzględniać

  1. Warunki pogodowe w plenerze – zabezpieczenie sprzętu przed niekorzystnymi warunkami atmosferycznymi.
  2. Odległości połączeń urządzeń na scenie.
  3. Posiadanie lub szybki dostęp do zapasowych urządzeń niezbędnych do zrealizowania zadania.
  4. Zastosowanie zamienników urządzeń na potrzeby organizatora.
  5. Minimum dwóch wykfalifikowanych pracowników technicznych znających doskonale sprzęt i zasady działania urządzeń.
  6. Dostępność realizatora światła i dźwięku na każde wydarzenie.
  7. Dostarczenie dodatkowych urządzeń na wydarzenia w zakresie techniki estradowej i nagłośnienia.
  8. Przełożenie przez organizatora terminu i godzin realizacji zadania.
  9. Dyspozycyjność (gotowość do montażu, demontażu, prób i koncertów) w terminach podanych w opisie przedmiotu zamówienia niniejszego Zapytania ofertowego w godz.: od 5:00 do 24:00

 Warunki płatności:

  1. wynagrodzenie za wykonanie przedmiotu zamówienia płatne będzie przelewem na wskazany przez Wykonawcę na fakturze rachunek bankowy w ciągu 14 dni od daty otrzymania przez Zamawiającego prawidłowo wystawionej faktury, dostarczonej na adres siedziby Zamawiającego lub przesłanej w formie elektronicznej na adres: faktury@ckia.waw.pl (link do adresu mailowego, na który należy wysyłać faktury),
  2. wynagrodzenie z tytułu wykonywania przedmiotu zamówienia płatne będzie na podstawie faktury wystawionej przez Wykonawcę w ciągu 14 dni od zrealizowania ostatniej usługi objętej przedmiotem zamówienia.

Kryteria wyboru Wykonawcy:

cena i inne kryteria, umożliwiające uzyskanie najkorzystniejszej ekonomicznie i jakościowo oferty, tj.:

  1. jakość,
  2. funkcjonalność,
  3. parametry techniczne,
  4. doświadczenie Wykonawcy.

Sposób przygotowania oferty:

Oferta winna być podpisana przez osobę/ y umocowaną/ e do składania oświadczeń woli w imieniu Wykonawcy. Oferta składana za pośrednictwem poczty elektronicznej winna mieć formę dokumentową w postaci dołączonego do wiadomości skanu dokumentu podpisanego przez Wykonawcę.

Cena ofertowa ma charakter ryczałtowy i powinna być tak skalkulowana, aby obejmowała wykonanie całości przedmiotu zamówienia opisanego w zapytaniu ofertowym i jego załącznikach, była ceną ostateczną, uwzględniającą ewentualne rabaty i upusty oraz wszelkie koszty związane z właściwym przygotowaniem i wykonaniem przedmiotu zamówienia. Oferta musi zawierać kwoty netto i brutto lub informację o zwolnieniu z podatku VAT.

Oferta powinna zawierać: dane identyfikacyjne firmy Wykonawcy (NIP, Regon, dane wpisu do właściwego rejestru jeżeli takowemu podlega), adres lub siedzibę Wykonawcy, nr telefonu i adres e-mail do kontaktu.

Oferta winna być złożona na Formularzu ofertowym. Formularz ofertowy powinien zostać wypełniony i podpisany przez osobę upoważnioną do reprezentowania Wykonawcy. Wzór Formularza ofertowego stanowi Załącznik nr 1 do Zapytania ofertowego.

Dołączone do oferty kopie dokumentów winne być poświadczone za zgodność z oryginałem przez osobę/ y umocowaną/ e do podpisania oferty.

Ocena oferty:

W przypadku, gdy Wykonawca nie złoży dokumentów wymaganych w zapytaniu ofertowym, lub złożone dokumenty będą zawierały błędy albo budziły wątpliwości Zamawiającego, Zamawiający wezwie do ich złożenia, uzupełnienia lub poprawienia albo udzielenia wyjaśnień w terminie przez siebie wskazanym, chyba, że mimo ich złożenia/uzupełnienia/poprawienia lub udzielenia wyjaśnień oferta Wykonawcy podlegałaby odrzuceniu albo konieczne byłoby unieważnienie postępowania. Zamawiający ma prawo wezwać Wykonawcę, którego oferta wydaje się rażąco niską cenę w stosunku do przedmiotu zamówienia do udzielenia wyjaśnień w tym zakresie.

Miejsce, termin składania ofert i termin związania ofertą, a także inne warunki postępowania:

  1. Oferta powinna być dostarczona na adres Zamawiającego w formie papierowej lub przesłana za pośrednictwem poczty elektronicznej na adres: marta.tarasiuk-wscieklicka@ckia.waw.pl (link przenosi do adresu mailowego osoby odpowiedzialnej za zadanie) do dnia 25.04.2025 r. do godz.12:00.
  2. Zamawiający nie dopuszcza składania ofert częściowych.
  3. Termin związania ofertą – 14 dni roboczych od dnia następującego po dniu upływu terminu składania ofert.
  4. Zamawiający zastrzega sobie prawo do zmiany terminów wykonania usługi.
  5. Zamawiający ma prawo do niezrealizowania zamówienia lub zrealizowania tylko jego części.
  6. Zamawiający zastrzega sobie prawo unieważnienia postępowania na każdym jego etapie, w szczególności jeżeli jego dalsze prowadzenie nie leży w interesie Zamawiającego.
  7. Zamawiający zastrzega sobie prawo zmiany warunków lub odwołania postępowania, bez podania przyczyny.
  8. Zamawiający nie dopuszcza podwykonawstwa.
  9. Zamawiający poprawi omyłki w Formularzu oferty, jeżeli nie będą miały istotnego wpływu na treść oferty.
  10. Zamawiający zastrzega sobie prawo przeprowadzenia negocjacji cenowych z wybranymi Wykonawcami lub wezwania Wykonawców do ponownego złożenia ofert korzystniejszych dla Zamawiającego.
  11. Zamawiający pozostawi bez rozpoznania ofertę złożoną przez Wykonawcę, który nie daje rękojmi należytego wykonania zamówienia.
  12. Zamawiający skontaktuje się tylko z wybranym Wykonawcą.
  13. Z wybranym Wykonawcą zostanie zawarta umowa, której projekt przedstawi Zamawiający.

Informacje dotyczące wyboru najkorzystniejszej oferty:

O wyborze najkorzystniejszej oferty Zamawiający zawiadomi wyłonionego oferenta e-mailowo lub telefonicznie.

Dodatkowe informacje:

Dodatkowych informacji udziela Pan Damian Olszak pod numerem 727 937 950 i adresem e-mail: damian.olszak@ckia.waw.pl (link przenosi do adresu mailowego osoby udzielającej dodatkowych informacji technicznych)

Klauzula Informacyjna:

  1. W związku z nawiązaną współpracą, informujemy, że Administratorem danych osobowych Wykonawcy przetwarzanych u Zamawiającego jest Centrum Kultury i Aktywności w Dzielnicy Targówek m.st. Warszawy (dalej CKiA lub „Administrator”) z siedzibą w Warszawie (03-786), przy ul. Siarczanej 6, reprezentowane przez Dyrektora.
  2. W sprawach związanych z danymi osobowymi można skontaktować się z powołanym Inspektorem ochrony danych: mailowo na adres iod@ckia.waw.pl (link przenosi do adresu mailowego inspektora danych osobowych), bądź listownie na adres korespondencyjny wskazany w umowie.
  3. Wykonawca ma prawo dostępu do swoich danych osobowych, ich poprawiania, usuwania oraz ograniczenia przetwarzania – w określonych sytuacjach. Korzystanie z uprawnień przysługujących osobie, której dane dotyczą, realizowane jest w oparciu o zasady i przepisy rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych) (Dz. U. UE. L. z 2016 r. Nr 119, str. 1) – dalej RODO/rozporządzenie, ustawy o ochronie danych osobowych i Kodeks Postępowania Administracyjnego. Jeżeli Wykonawca uzna, że dane osobowe są przetwarzane niezgodnie z wymogami prawa, ma prawo wnieść skargę do organu nadzorczego, którym jest Prezes Urzędu Ochrony Danych Osobowych, Adres: Stawki 2, 00-193 Warszawa, telefon: 22 860 70 86.
  4. Dane osobowe Wykonawcy będą przetwarzane w kilku różnych celach tj. dla prawidłowej realizacji umowy, dla celów podatkowych, a także mogą być przetwarzane dla dochodzenia roszczeń wynikających z przepisów prawa cywilnego, jeśli takie się pojawią.
  5. Podanie przez Wykonawcę danych konieczne jest do zawarcia i wykonania umowy.
  6. Podstawą prawną przetwarzania danych Wykonawcy jest art. 6 ust. 1 lit. b tzn. przetwarzanie jest niezbędne do wykonania umowy, której jest Pani/Pan stroną lub do podjęcia działań na Pani/Pana żądanie przed zawarciem umowy) oraz art. 6 ust. 1 lit. c – (tzn. przetwarzanie jest niezbędne do wypełnienia obowiązku prawnego, który na nas ciąży takiego jak np. obowiązek archiwizacyjny) rozporządzenia.
  7. Odbiorcami danych osobowych będą te podmioty, którym CKiA ma obowiązek przekazywania danych na gruncie obowiązujących przepisów prawa, w tym Urząd Skarbowy, organy i instytucje uprawnione do kontroli, a także podmioty świadczące na rzecz CKiA między innymi usługi takie jak: dostarczanie przesyłek kurierskich, poczty czy hosting.
  8. Dane osobowe będą przez CKiA przetwarzane przez cały czas, przez który umowa będzie wykonywana, a także później tj. do czasu upływu terminu przedawnienia ewentualnych roszczeń wynikających z umowy i w związku z realizacją obowiązku archiwizacyjnego.
  9. Administrator nie planuje przekazywać Pani/Pana danych osobowych odbiorcom spoza EOG, czyli do państw trzecich.
  10. Pani/Pana dane osobowe nie będą przetwarzane w sposób zautomatyzowany (w tym w formie profilowania).
Załącznik - Formularz ofertowy