Zapytanie ofertowe na zapewnienie sceny plenerowej, zamontowanej na stałe w okresie od 28 czerwca 2025 r. do 1 września 2025 r. (2025-04-04)

04-04-2025 Warszawa

Zapytanie ofertowe

Zamawiający:

Centrum Kultury i Aktywności w Dzielnicy Targówek m.st. Warszawy  ul. Siarczana 6, 03-786 Warszawa

Opis przedmiotu zamówienia: 

Zapewnienie sceny plenerowej, zamontowanej na stałe w okresie od 28 czerwca 2025 do 1 września 2025 roku.

Zamówienie prowadzone jest w trybie postępowania otwartego.

Postępowanie prowadzone jest na podstawie przepisów ustawy z dnia 23 kwietnia  1964 r.

– Kodeks cywilny (tj.: Dz.U. z 2024 r. poz. 1061 ze zm.) w związku z nieobjęciem udzielenia zamówienia przepisami ustawy z dnia 11 września 2019 r. – Prawo zamówień publicznych (t.j.: Dz.U. z 2024 r. poz. 1320 ze zm.), gdyż wartość zamówienia jest niższa od kwoty 130 000 złotych netto (art. 2 ust. 1 pkt 1) ww. ustawy).

Specyfikacja estrady:

  1. Zadaszenie dwuspadowe GR lub łukowe AR, poszycie dachu wykonane z materiału trudnopalnego PVC. Możliwość regulacji wysokości od 0 do 6 m, kolor czarny matowy.
  2. Scena 8 metrów szerokości 8 metrów głębokości zbudowana z modułów podestów wykonanych przez naprasowanie na liściastą sklejkę papieru zaimpregnowanego żywicą, zabezpieczoną wodoodporną  farbą w formacie 1250×2500/3000 mm, 1220×2440/3000 mm lub 1500×2500/3000 mm. Minimalna grubość 3,5mm, minimalna gęstość 600 – 750 kg/m3. Możliwość regulacji wysokości do 1,5m, wysokość sceny 1m.  

Podesty 7 metrów szerokości 3 metry głębokości ustawione w głębi sceny, w celu podwyższenia 40 cm, z barierką.

Podesty 6 metrów szerokości 1 metr głębokości do ustawienia w sali widowiskowej zgodnie z polecaniem koordynatora.

Podesty połączone ze sobą klamrami łączącymi nogi, podesty gwarantujące stabilność sceny, brak szpar, nierówności na krawędziach i taki sam poziom dla całej konstrukcji. Dopuszczalne obciążenie podłogi: 3,5 kN/m2 (ok.350 kg/m2). Stalowe barierki zabezpieczające przed upadkiem na tylnej  i bocznych krawędziach konstrukcji. Kolor czarny matowy.

  1. Trudnopalna siatka zgodna z warunkami EN 13501-1 klasa B na scenę. Przystosowana do stosowania jako osłona przeciwwiatrowa i ochrona przed zacinającym deszczem na estradach. Wykonana z powlekanego PVC, obszyta mocowaniami „Co”, zawieszona po obu bokach sceny i tylnej ścianie z otworem na schody po lewej stronie. Siatka pokrywa i maskuje pełną powierzchnie okien sceny. Mocowanie zapewnia odporność na niekorzystne warunki atmosferyczne, silny wiatr i burze. Kolor czarny matowy.
  2. Szkielet estrady zbudowany z kratownicy w systemie quarto wykonanej ze stopu aluminiowego EN AW 6063-T6 lub równoważnego, odpornego na długotrwałą eksploatację w plenerze, uszkodzenia, wilgoć, wiatr, ulewne deszcze i inne niekorzystne warunki atmosferyczne. Wszystkie elementy konstrukcji muszą być kompletnym zestawem przygotowanym przez producenta. Wymagane jest, aby konstrukcja posiadała wszystkie możliwe zabezpieczenia (stalowe pętle, pasy, liny stabilizujące, uziemienie i inne). Dopuszczalne obciążenie dachu 300 kg równomiernie rozłożone na każdy łuk – łącznie 1200 kg. Możliwość podwieszenie światła estradowego, scenografii, ekranu diodowego w oknie sceny.
  3. Zasłona podestów trudnopalna, wykonana z czarnego matowego materiału. Zapewnia pokrycie całej przestrzeni frontu, lewej i prawej strony podestów na wysokość 1m. Mocowanie kompatybilne z krawędziami sceny.
  4. Schody modułowe z barierką posiadają stałą wysokość stopni. Wyposażone w regulację stopek umożliwiającą ustawienie i wypoziomowanie ich na podłożu. Mocowane z boku sceny do podestów zalecanym przez producenta sposobem. Wymiary minimalne: Wysokość 6000mm, Szerokość 990mm, Głębokość 350 mm.
  5. System z kratownicy WING do powieszenia systemu nagłośnieniowego z minimalną wagą 300 kg na lewą o prawą stronę dachu.
  6. Najazdy kablowe 30 modułów po 1m, 3 tory, dobrze działające otwierane z góry pokrywy, nośność 10 ton, aktualna gwarancja producenta. Wykonany z kompozytu i gumy, odporny na niekorzystne warunki atmosferyczne, warstwa antypoślizgowa.
  7. Barierki zaporowe metalowe sztuk 10 o wymiarach: 250 x 110 cm
  8. Z uwagi na ustawienie sceny w zabytkowym parku, obowiązkowa jest wizja lokalna w celu obejrzenia terenu.

Warunki ogólne:

Cała estrada musi być jednolitym zestawem przygotowanym przez producenta, zawierać aktualny serwis przedłużający gwarancję oraz wyłącznie oryginalne części. Wymagane są aktualne dokumenty zawierające deklaracje zgodności, ubezpieczenie OC i atesty. Należy posiadać informację od producenta, że konstrukcja jest przystosowana do kilkumiesięcznej, ciągłej eksploatacji w warunkach plenerowych. Firma realizująca ma obowiązek przedstawienia kompletnej dokumentacji technicznej sceny nt. konstrukcji również w czasie trwania umowy (pytania od ekip technicznych, zespołów).

Dojazd aut Wykonawcy możliwy na parking przy siedzibie ok. 10 m od miejsca instalacji sceny.

Pracownicy realizujący zamówienie muszą być ubezpieczeni, oficjalnie przeszkoleni przez producenta lub pracodawcę z instalacji i eksploatacji estrady. Poinstruowani o zasadach BHP. Pracownik powinien mieć odpowiedni ubiór i zabezpieczania zgodnie z zasadami BHP.

Dodatkowymi atutami będą:

  • listy polecające od zamawiających i relacje z innych zleceń,
  • kwalifikacje pracowników,
  • dodatkowe usługi lub rozwiązania techniczne,
  • szybkość reakcji do gotowości serwisowej i dostępność pracowników.

Zamówienie obejmuje:

  1. Przygotowanie terenu pod konstrukcję:
    1. przestawienie należących do Zamawiającego drewnianych palet w miejsce przez niego wskazane,
    2. każdorazowo ogrodzenie sceny barierkami.
  2. Dostarczenie i montaż stanowiącej przedmiot zamówienia sceny plenerowej w miejscu wskazanym przez Zamawiającego.
  3. Zapewnienie obsługi technicznej do rozłożenia leżaków i krzeseł dla widowni oraz nadzoru sceny podczas wydarzeń organizowanych przez Zamawiającego, zgodnie z harmonogramem wydarzeń Zamawiającego.
  4. Kontrola stanu estrady na każde wezwanie Zamawiającego, w ciągu 24 godzin od momentu wezwania.
  5. Demontaż i wywóz sceny po zakończeniu zamówienia.

Harmonogram koncertów:

  1. 29 czerwca niedziela g. 20:00
  2. 6 lipca niedziela g. 18:00
  3. 13 lipca niedziela g. 20:00
  4. 20 lipca niedziela g. 20:00
  5. 27 lipca niedziela g. 20:00
  6. 3 sierpnia niedziela g. 20:00
  7. 10 sierpnia niedziela g. 20:00
  8. 24 sierpnia niedziela g. 20:00
  9. 31 sierpnia niedziela g. 20:00.

 

Termin wykonania przedmiotu zamówienia:

Gotowość (przez którą należy rozumieć gotową do użytkowania, zamontowaną zgodnie z opisanymi w niniejszym zapytaniu ofertowym wymaganiami, scenę plenerową) w dniu 29 czerwca 2025 r. godzina 8:00.

Forma płatności:

przelew na numer konta wskazany w fakturze.

Termin płatności: 14 dni od dnia dostarczenia prawidłowo wystawionej faktury. Faktura musi być wystawiona i dostarczona bezpośrednio do siedziby Zamawiającego lub na adres mailowy faktury@ckia.waw.pl (link przenosi do adresu mailowego, na który należy wysyłać faktury) w terminie 14 dni po zakończeniu każdego miesiąca.

Miejsce i termin składania ofert:

  1. Oferta wraz z aktualnymi oświadczeniami, atestami, ubezpieczeniem OC obejmującym prowadzoną przez Wykonawcę działalność gospodarczą oraz innymi dokumentami wymienionymi w zapytaniu ofertowym powinna być dostarczona na adres Zamawiającego w formie papierowej lub przesłana za pośrednictwem poczty elektronicznej na adres: tarasiuk-wscieklicka@ckia.waw.pl (link odnosi do adresu mailowego osoby odpowiedzialnej za zadanie) do dnia 25.04.2025 r. do godziny 12:00.
  2. Oferta winna być podpisana przez osobę/ y umocowaną/ e do składania oświadczeń woli w imieniu Wykonawcy. Oferta składana za pośrednictwem poczty elektronicznej winna mieć formę dokumentową w postaci dołączonego do wiadomości skanu dokumentu podpisanego przez Wykonawcę.
  3. Zamawiający nie dopuszcza składania ofert częściowych.
  4. Oferta musi zawierać proponowane miesięczne wynagrodzenie oraz całościowe wynagrodzenie z podaniem kwoty netto, brutto i VAT.
  5. Oferta powinna zawierać: dane identyfikacyjne firmy Wykonawcy (NIP, Regon, dane wpisu do właściwego rejestru jeżeli takowemu podlega), adres lub siedzibę Wykonawcy, nr telefonu i adres e-mail do kontaktu.
  6. Oferta winna być złożona na Formularzu ofertowym. Formularz ofertowy powinien zostać wypełniony i podpisany przez osobę upoważnioną do reprezentowania Wykonawcy. Wzór Formularza ofertowego stanowi Załącznik nr 1 do Zapytania ofertowego.
  7. Dołączone do oferty kopie dokumentów winne być poświadczone za zgodność z oryginałem przez osobę/y umocowaną/e do podpisania oferty.
  8. Termin związania ofertą – 14 dni od dnia następującego po dniu upływu terminu składania ofert.
  9. W toku badania i oceny ofert Zamawiający może żądać od Wykonawców wyjaśnień dot. treści złożonych ofert.
  10. Zamawiający zastrzega sobie prawo do zmiany terminów wykonania usługi.
  11. Zamawiający ma prawo do niezrealizowania zamówienia lub zrealizowania tylko jego części.
  12. Zamawiający zastrzega sobie prawo unieważnienia postępowania na każdym jego etapie, w szczególności jeżeli jego dalsze prowadzenie nie leży w interesie Zamawiającego.
  13. Zamawiający zastrzega sobie prawo zmiany warunków lub odwołania postępowania, bez podania przyczyny.
  14. Zamawiający nie dopuszcza podwykonawstwa.
  15. Zamawiający poprawi omyłki w Formularzu oferty, jeżeli nie będą miały istotnego wpływu na treść oferty.
  16. Zamawiający zastrzega sobie prawo przeprowadzenia negocjacji cenowych z wybranymi Wykonawcami lub wezwania Wykonawców do ponownego złożenia ofert korzystniejszych dla Zamawiającego.
  17. Zamawiający pozostawi bez rozpoznania ofertę złożoną przez Wykonawcę, który nie daje rękojmi należytego wykonania zamówienia.
  18. Zamawiający skontaktuje się tylko z wybranym Wykonawcą.
  19. Z wybranym Wykonawcą zostanie zawarta umowa, której projekt przedstawi Zamawiający.

Kryteria wyboru:

cena i inne kryteria, umożliwiające uzyskanie najkorzystniejszej ekonomicznie i jakościowo oferty:

  1. cena,
  2. doświadczenie Wykonawcy w świadczeniu takich usług,
  3. dostępność w dniach podanych w harmonogramie Zamawiającego,
  4. jakość proponowanego sprzętu.

Informacje dotyczące wyboru najkorzystniejszej oferty:

O wyborze najkorzystniejszej oferty Zamawiający zawiadomi wyłonionego oferenta e-mailowo lub telefonicznie.

Dodatkowe informacje:

Dodatkowych informacji udziela Damian Olszak pod numerem 727 937 950 i e-mail: damian.olszak@ckia.waw.pl (link odnosi do adresu mailowego osoby, która udziela informacji technicznych).

Klauzula Informacyjna:

  1. W związku z nawiązaną współpracą, informujemy, że Administratorem danych osobowych Wykonawcy przetwarzanych u Zamawiającego jest Centrum Kultury i Aktywności w Dzielnicy Targówek m.st. Warszawy (dalej CKiA lub „Administrator”) z siedzibą w Warszawie (03-786), przy ul. Siarczanej 6, reprezentowane przez Dyrektora.
  2. W sprawach związanych z danymi osobowymi można skontaktować się z powołanym Inspektorem ochrony danych: mailowo na adres iod@ckia.waw.pl, (link odnosi do adresu mailowego Inspektora Danych Osobowych) bądź listownie na adres korespondencyjny wskazany w umowie.
  3. Wykonawca ma prawo dostępu do swoich danych osobowych, ich poprawiania, usuwania oraz ograniczenia przetwarzania – w określonych sytuacjach. Korzystanie z uprawnień przysługujących osobie, której dane dotyczą, realizowane jest w oparciu o zasady i przepisy rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych) (Dz. U. UE. L. z 2016 r. Nr 119, str. 1) – dalej RODO/rozporządzenie, ustawy o ochronie danych osobowych i Kodeks Postępowania Administracyjnego. Jeżeli Wykonawca uzna, że dane osobowe są przetwarzane niezgodnie z wymogami prawa, ma prawo wnieść skargę do organu nadzorczego, którym jest Prezes Urzędu Ochrony Danych Osobowych, Adres: Stawki 2, 00-193 Warszawa, telefon: 22 860 70 86.
  4. Dane osobowe Wykonawcy będą przetwarzane w kilku różnych celach tj. dla prawidłowej realizacji umowy, dla celów podatkowych, a także mogą być przetwarzane dla dochodzenia roszczeń wynikających z przepisów prawa cywilnego, jeśli takie się pojawią.
  5. Podanie przez Wykonawcę danych konieczne jest do zawarcia i wykonania umowy.
  6. Podstawą prawną przetwarzania danych Wykonawcy jest art. 6 ust. 1 lit. b tzn. przetwarzanie jest niezbędne do wykonania umowy, której jest Pani/Pan stroną lub do podjęcia działań na Pani/Pana żądanie przed zawarciem umowy) oraz art. 6 ust. 1 lit. c – (tzn. przetwarzanie jest niezbędne do wypełnienia obowiązku prawnego, który na nas ciąży takiego jak np. obowiązek archiwizacyjny) rozporządzenia.
  7. Odbiorcami danych osobowych będą te podmioty, którym CKiA ma obowiązek przekazywania danych na gruncie obowiązujących przepisów prawa, w tym Urząd Skarbowy, organy i instytucje uprawnione do kontroli, a także podmioty świadczące na rzecz CKiA między innymi usługi takie jak: dostarczanie przesyłek kurierskich, poczty czy hosting.
  8. Dane osobowe będą przez CKiA przetwarzane przez cały czas, przez który umowa będzie wykonywana, a także później tj. do czasu upływu terminu przedawnienia ewentualnych roszczeń wynikających z umowy i w związku z realizacją obowiązku archiwizacyjnego.
  9. Administrator nie planuje przekazywać Pani/Pana danych osobowych odbiorcom spoza EOG, czyli do państw trzecich.
  10. Pani/Pana dane osobowe nie będą przetwarzane w sposób zautomatyzowany (w tym w formie profilowania).
Załącznik - Formularz ofertowy