Warszawa, 2025-02-25

Zapytanie ofertowe

Zamawiający:

Centrum Kultury i Aktywności w Dzielnicy Targówek m.st. Warszawy, ul. Siarczana 6, 03-786 Warszawa

Opis przedmiotu zamówienia:  

usługa cateringu podczas wydarzeń w okresie od 9 marca 2025 r. do 21 grudnia 2025 r. na potrzeby działań statutowych Centrum Kultury i Aktywności w Dzielnicy Targówek m.st. Warszawy, według harmonogramu i wytycznych Zamawiającego.

Przedmiot zamówienia obejmuje: przygotowanie zamówionych potraw, dostarczenie i obsługę cateringową podczas wydarzeń wskazanych przez Zamawiającego.

Zamówienie prowadzone jest w trybie postępowania otwartego.

Postępowanie prowadzone jest na podstawie przepisów ustawy z dnia 23 kwietnia  1964 r.
– Kodeks cywilny (Dz.U. z 2022 r. poz. 1360 ze zm.) w związku z nieobjęciem udzielenia zamówienia przepisami ustawy z dnia 11 września 2019 r. – Prawo zamówień publicznych (Dz.U. z 2024 r. poz. 1320 ze zm.), gdyż wartość zamówienia jest niższa od kwoty 130 000 złotych netto (art. 2 ust. 1 pkt 1) ww. ustawy).

Specyfikacja:

Zamówienie obejmuje usługę cateringową, w skład której wchodzi:

1. catering na koncerty, przedstawienia, inne wydarzenia do 20 osób – ilość wydarzeń objętych zakresem zamówienia 20. Oferta na ten catering winna obejmować następujący zakres wraz z podaniem wskazanych poniżej parametrów i cen:

• Danie obiadowe mięsne jednogarnkowe w podgrzewaczach utrzymującym ciepło – gramatura porcji i cena brutto za 1 porcję,
• Danie obiadowe wegetariańskie jednogarnkowe w podgrzewaczach utrzymującym ciepło – gramatura porcji i cena brutto za 1 porcję,
• Danie obiadowe mięsne – gramatura porcji i cena brutto za 1 porcję,
• Danie obiadowe rybne – gramatura porcji i cena brutto za 1 porcję,
• Zupa, zupa krem – gramatura porcji i cena brutto za 1 porcję.
• Deser – gramatura porcji i cena brutto za 1 porcję,
• Patera owoców – cena brutto za minimum 3 rodzaje owoców,
• Napoje zimne: soki, woda mineralna gazowana i niegazowana – cena za 1litr,
• Serwis kawowy – ekspres do kawy, warnik z gorącą wodą, kawa, herbata, mleko, cukier – cena za 1 filiżankę,
• Zastawa biała i szklana, w tym dzbanki na soki, mleko, sztućce.

2. catering na wydarzenia plenerowe typu grill dla 200 osób – ilość plenerowych wydarzeń 4 do końca roku. Oferta na ten catering winna obejmować następujący zakres wraz z podaniem wskazanych poniżej parametrów i cen:

• Pajdy chleba ze smalcem – gramatura porcji i cena brutto za 1 sztukę,
• Kiełbaski z grilla – gramatura porcji i cena brutto za 1 sztukę,
• Warzywa z grilla – gramatura porcji i cena brutto za 1 sztukę,
• Kaszanka z grilla – gramatura porcji i cena brutto za 1 sztukę,
• Kiszka ziemniaczana z grilla – gramatura porcji i cena brutto za 1 sztukę,
• Szaszłyk warzywny z grilla – gramatura porcji i cena brutto za 1 sztukę,
• Szaszłyk mięsny z grilla – gramatura porcji i cena brutto za 1 sztukę,
• Pieczywo – cena brutto za 1 porcję,
• Zapiekanki z serem i z pieczarkami – gramatura porcji i cena brutto za 1 porcję,
• Ketchup, musztarda – cena brutto za 1 sztukę 1l.,
• Ogórek kiszony lub sałatka z kiszonek – cena brutto za 1 porcję,
• Ekologiczne naczynia, sztućce – cena brutto za 1 komplet talerzyk, miseczka, sztućce,
• Zestaw piwny (stół i 2 ławki do siedzenia) – cena brutto za 1 komplet,
• Stoły koktajlowe 10 sztuk – cena brutto za sztukę.

3. Tort śmietankowo malinowy – 3 sztuki dla 100 osób wraz zastawą. Oferta na ten catering winna obejmować podanie: gramatury porcji i ceny za porcję.

Usługa cateringu objętego przedmiotem zamówienia ma spełniać następujące parametry:

1. Posiłki przygotowywane przez Wykonawcę winny być transportowane w odpowiednich przeznaczonych do tego  celu pojemnikach termoizolacyjnych wykonanych z tworzywa zabezpieczających posiłki przed wylaniem, oraz schłodzeniem, czy też zepsuciem.
2. Wykonawca zobowiązuje się do zapewnienia wymaganych standardów sanitarno-epidemiologicznych.
3. Wykonawca zobowiązany jest do przygotowywania posiłków o najwyższym standardzie, na bazie produktów najwyższej jakości, z zachowaniem zasad bezpieczeństwa i zgodnie  z wymogami Państwowego  Inspektora Sanitarnego oraz właściwych przepisów prawa powszechnie obowiązującego, a personel Wykonawcy winien posiadać bieżące przeszkolenie z zakresu BHP oraz HACCP, a także aktualne książeczki zdrowia.

Zamówienie obejmuje:

przygotowanie, transport, obsługę przez 1 kelnera, posprzątanie terenu po wydarzeniu plenerowym.

Termin wykonania przedmiotu zamówienia:

umowa od 9 marca 2025 r. do czasu wyczerpania zakresu oferty lub do 21 grudnia 2025 r. gotowość w dniu wydarzenia  każdorazowo uzgodniona z Zamawiającym.

Kryteria wyboru:

Cena i inne kryteria, umożliwiające uzyskanie najkorzystniejszej ekonomicznie i jakościowo oferty:

• jakość i różnorodność potraw,
• doświadczenie Wykonawcy w serwowaniu cateringu.

Forma płatności:

przelew na numer konta wskazany w fakturze.

Termin płatności:

14 dni od dnia dostarczenia prawidłowo wystawionej faktury. Faktura musi być wystawiona w terminie 14 dni po zakończeniu każdego miesiąca, w którym świadczone były usługi cateringu.

Miejsce, termin składania ofert i termin związania ofertą:

1. Oferta wraz z kopią dokumentu potwierdzającego posiadanie przez Wykonawcę aktualnego ubezpieczenia OC obejmującego prowadzoną przez Wykonawcę działalność gospodarczą powinna być dostarczona na adres Zamawiającego w formie papierowej lub przesłana za pośrednictwem poczty elektronicznej na adres: tarasiuk-wscieklicka@ckia.waw.pl (link odsyła do poczty elektronicznej osoby odpowiedzialnej za zadanie) wraz z kopiami dokumentów wymaganych w zapytaniu ofertowym  do dnia 5.03.2025 r. do godziny 12:00.
2. Oferta winna być podpisana przez osobę/ y umocowaną/ e do składania oświadczeń woli w imieniu Wykonawcy. Oferta składana za pośrednictwem poczty elektronicznej winna mieć formę elektroniczną w postaci dołączonego do wiadomości dokumentu podpisanego elektronicznym podpisem kwalifikowanym.
3. Zamawiający nie dopuszcza składania ofert częściowych.
4. Celem potwierdzenia doświadczenia w realizacji usług cateringu i ich jakości Wykonawca winien złożyć wraz z ofertą rekomendacje wystawione przez odbiorców usług Wykonawcy.
5. W toku badania i oceny ofert Zamawiający może żądać od Wykonawców wyjaśnień dot. treści złożonych ofert.
6. Zamawiający zastrzega sobie prawo do zmiany terminów wykonania usługi, w szczególności w razie zaostrzenia obowiązujących przepisów i zaleceń sanitarno-epidemiologicznych.
7. Zamawiający skontaktuje się tylko z wybranym Wykonawcą.
8. Zamawiający ma prawo do niezrealizowania zamówienia lub zrealizowania tylko jego części.
9. Oferta musi zawierać kwoty netto, brutto i VAT.
10. Oferta powinna zawierać: dane identyfikacyjne firmy Wykonawcy (NIP, Regon, dane wpisu do właściwego rejestru jeżeli takowemu podlega), adres lub siedzibę Wykonawcy, nr telefonu i adres e-mail do kontaktu.
11. Oferta winna zawierać oświadczenie Wykonawcy, iż posiada on stosowne uprawnienia wymagane przepisami prawa, doświadczenie oraz potencjał ekonomiczny i osobowy, niezbędne dla realizacji przedmiotu zamówienia.
12. Termin związania ofertą 14 dni.
13. Z wybranym Wykonawcą zostanie zawarta umowa, według wzoru, który stanowi załącznik do Zapytania ofertowego.

Informacje dotyczące wyboru najkorzystniejszej oferty:

O wyborze najkorzystniejszej oferty Zamawiający zawiadomi wyłonionego oferenta mailowo lub telefonicznie.

Dodatkowe informacje:

Dodatkowych informacji udziela Marta Tarasiuk-Wścieklicka pod numerem 574 888 875  email: (link odsyła do poczty elektronicznej osoby odpowiedzialnej za zadanie) marta.tarasiuk-wscieklicka@ckia.waw.pl

Klauzula Informacyjna:

1. W związku z nawiązaną współpracą, informujemy, że Administratorem danych osobowych Wykonawcy przetwarzanych u Zamawiającego jest Centrum Kultury i Aktywności w Dzielnicy Targówek m.st. Warszawy (dalej CKiA lub „Administrator”) z siedzibą w Warszawie (03-786), przy ul. Siarczanej 6, reprezentowane przez Dyrektora.
2. W sprawach związanych z danymi osobowymi można skontaktować się z powołanym Inspektorem ochrony danych: mailowo na adres iod@ckia.waw.pl, (link odsyła do poczty elektronicznej osoby odpowiedzialnej za zadanie) bądź listownie na adres korespondencyjny wskazany w umowie.
3. Wykonawca ma prawo dostępu do swoich danych osobowych, ich poprawiania, usuwania oraz ograniczenia przetwarzania – w określonych sytuacjach. Korzystanie z uprawnień przysługujących osobie, której dane dotyczą, realizowane jest w oparciu o zasady i przepisy rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych) (Dz. U. UE. L. z 2016 r. Nr 119, str. 1) – dalej RODO/rozporządzenie, ustawy o ochronie danych osobowych i Kodeks Postępowania Administracyjnego. Jeżeli Wykonawca uzna, że dane osobowe są przetwarzane niezgodnie z wymogami prawa, ma prawo wnieść skargę do organu nadzorczego, którym jest Prezes Urzędu Ochrony Danych Osobowych, Adres: Stawki 2, 00-193 Warszawa, telefon: 22 860 70 86.
4. Dane osobowe Wykonawcy będą przetwarzane w kilku różnych celach tj. dla prawidłowej realizacji umowy, dla celów podatkowych, a także mogą być przetwarzane dla dochodzenia roszczeń wynikających z przepisów prawa cywilnego, jeśli takie się pojawią.
5. Podanie przez Wykonawcę danych konieczne jest do zawarcia i wykonania umowy.
6. Podstawą prawną przetwarzania danych Wykonawcy jest art. 6 ust. 1 lit. b tzn. przetwarzanie jest niezbędne do wykonania umowy, której jest Pani/Pan stroną lub do podjęcia działań na Pani/Pana żądanie przed zawarciem umowy) oraz art. 6 ust. 1 lit. c – (tzn. przetwarzanie jest niezbędne do wypełnienia obowiązku prawnego, który na nas ciąży takiego jak np. obowiązek archiwizacyjny) rozporządzenia.
7. Odbiorcami danych osobowych będą te podmioty, którym CKiA ma obowiązek przekazywania danych na gruncie obowiązujących przepisów prawa, w tym Urząd Skarbowy, organy i instytucje uprawnione do kontroli, a także podmioty świadczące na rzecz CKiA między innymi usługi takie jak: dostarczanie przesyłek kurierskich, poczty czy hosting.
8. Dane osobowe będą przez CKiA przetwarzane przez cały czas, przez który umowa będzie wykonywana, a także później tj. do czasu upływu terminu przedawnienia ewentualnych roszczeń wynikających z umowy i w związku z realizacją obowiązku archiwizacyjnego.
9. Administrator nie planuje przekazywać Pani/Pana danych osobowych odbiorcom spoza EOG, czyli do państw trzecich.
10. Pani/Pana dane osobowe nie będą przetwarzane w sposób zautomatyzowany (w tym w formie profilowania).